PMO4Teams

Projekt Organisation für Microsoft Teams

Bald verfügbar...

PMO4Teams steht bald im Microsoft Teams App Store zur Verfügung

Was ist PMO4Teams?

PMO4Teams ist eine Teams-App, die ein digitales Projektmanagement-Backoffice in Ihrer TEAMS-Umgebung erstellt.

Sobald es in Ihrer Umgebung installiert ist, entdecken Sie in Ihrer TEAMS-Umgebung ein neues Team mit dem Namen PMO4TEAMS. (Sie können den Namen jederzeit ändern)

Das PMO4Teams-Team fungiert als Ihr Project Operations Center und stellt Ihnen alle notwendigen Funktionen zur Verfügung, die für ein effizientes Management all Ihrer Projekte erforderlich sind.

Wer braucht eine Projectmanagement Organisation?

Jedes Projekt, das von einem Team von Mitarbeitern geplant und durchgeführt wird, erfordert eine zugrunde liegende robuste Projektmanagementorganisation.

Eine gute Projektmanagementorganisation ermöglicht es Projektteams, sich auf das Erreichen ihrer Projektziele zu konzentrieren, und befreit sie von unproduktiven organisatorischen Aufgaben.


Warum Microsoft TEAMS?

Die Microsoft Teams-Umgebung bietet einen robusten Rahmen für jede Organisationsstruktur, da sie neben den Kernfunktionen für Kommunikation und Zusammenarbeit die nahtlose Integration anderer Microsoft-Anwendungen ermöglicht, wie z. B.:

Sharepoint

PowerApps

Project (for the Web)

PowerBI

Wie es funktioniert



Durch die Microsoft Teams-Datenarchitektur werden alle Projektdaten in einer einheitlichen Datenumgebung gespeichert. Damit wird nicht nur die DSGVO-Forderung nach Datentransparenz erfüllt, sondern es ermöglicht auch eine einfache, aber dennoch detaillierte Analyse aller Projektdaten, z.B. mit Hilfe von künstlicher Intelligenz.



Was sind die größten Schmerzpunkte im Projektmanagement?

DAS OFFENSICHTLICHE

Zeit- und Budgetüberschreitungen

DAS NICHT SO OFFENSICHTLICHE

Ineffiziente Verwaltung von Projekten

Unrealistische Prämissen in Bezug auf die Leistung von Teams

Unfähigkeit von Organisationen, aus ihren Fehlern zu lernen

Realitätslücke zwischen dem tatsächlichen Status des Projekts und dem Status, der dem Management gemeldet wird

Realitätslücke zwischen theoretischen Ressourcenniveaus und praktischer Ressourcenverfügbarkeit

Wie adressiert PMO4Teams diese Punkte:

Wir nehmen Ihnen viele manuelle Handgriffe bei der Verwaltung Ihres Projektes ab, indem wir viele Prozessschritte für Sie automatisieren.

So ermöglichen wir Ihnen, mit wenigen Klicks eine fertige Projektumgebung für ein neues Projekt einzurichten.

Wir erleichtern Ihnen die Verwaltung Ihrer Ressourcen.

Wir ermöglichen Ihnen datenbasierte Erkenntnisse für ihre "Lessons learned".

Wir stellen eine integrierte Kommunikationsplatform für Ihre Stakeholderkommunikation zur Verfügung

Wir automatisieren das Projektreporting und sparen Ihren Projektmanagern wertvolle Zeit.


Was erledigt PMO4Teams für Sie?

Die unten beschriebenen Funktionen müssen nicht mehr manuell erledigt werden, sondern werden durch die Ausführung von Softwarecode, umgesetzt. (Infrastruktur als Code)

Sie können:

Erstellung eines dedizierten Projektraums in TEAMS für jedes neue Projekt


Erstellen eines vollständigen Projektplans mittels detaillierter Projektplanvorlagen


Erstellen einer Kommunikationswebsite (SharePoint) für jedes Projekt


Austausch von Projektinformationen mit Ihren ERP-Systemen*


Definition von Projektteams mit internen und externen Teammitgliedern


Einrichten eines vollständigen Besprechungsplans für die gesamte Laufzeit eines Projekt


Projektberichte auf der Grundlage vordefinierter Berichtsvorlagen



Vereinfachte Projektplanung


Wir haben den Funktionsumfang von Project (für das Web) deutlich erweitert:

  1. Sie können jetzt entweder Ihre eigenen angereicherten Projektplanvorlagen erstellen oder Vorlagen online bei uns erwerben.
  2. Unsere Projektplanvorlagen enthalten die Ressourcen und Workloads für alle Aufgaben. Mit dieser Funktion können Sie Ihren Ressourcenbedarf für Projekte prognostizieren, die noch nicht begonnen haben. Aufgabenlasten werden für rollenbasierte Ressourcen sichtbar gemacht, so dass der Personalbedarf frühzeitig definiert werden kann. 
  3. Wir haben eine Kategorie von Aufgaben hinzugefügt, die als Meetings definiert sind, um ein projekt-bezogenes Meeting-Management zu ermöglichen.

Übersichtliches Resourcenmanagement


Das Management von Personalressourcen in Projekten war schon immer eine Sisyphus Aufgabe.

In den meisten Projektmanagement-Tools muss das Zuweisen bzw. das erneute Zuweisen von Ressourcen zu Vorgängen in Ihrem Projektplan immer noch für jede Aufgabe einzeln erfolgen.


In PMO4Teams ist dies nicht mehr der Fall:

  1. Sie können Benutzer einer ganzen Reihe von Aufgaben in einem gesamten Projekt zuweisen
  2. Alternativ können Sie offene Aufgaben während eines Projekts einem neuen Kollegen zuweisen
  3. Über PowerBI können Sie die Arbeitsbelastung Ihrer Projektmitarbeiter in einzelnen Projekten oder projektübergreifend planen und verfolgen. 
  4. Workload-Anpassungen können einfach über PMO4Teams vorgenommen werden

Effizientes Veränderungsmanagement


Änderungen sind in einem Projekt unvermeidlich. Die Verfolgung und Auswertung der Änderungen ist jedoch oft eine großer Herausforderung.

  1. In PMO4Teams wird jede Änderung vorgangsbezogen protokolliert.
  2. Wir stellen dann umfangreiche Analyseberichte über PowerBI zur Verfügung, die während oder nach jedem Projekt ein echtes datenbasiertes "Lessons Learned" ermöglichen.
  3. Ausgewählte Änderungen in einem durchgeführten Projekt können per Knopfdruck in die relevanten Projektplanvorlagen übernommen werden.

Umfassendes Meeting Management


Besprechungen bereiten den meisten Unternehmen große Kopfschmerzen. Das allgemeine Gefühl ist, dass viel zu viele Sitzungen abgehalten werden, während viel zu wenig greifbare Ergebnisse erzielt werden. 

  1. Wir können zwar keine Abhilfe für das Problem fehlender Ergebnisse schaffen, aber wir können dazu beitragen, dass notwendige Besprechungen sichtbarer gemacht werden und eine höhere Priorität erhalten, indem wir alle erforderlichen Meetings vom Beginn des Projekts bis zum Abschluss des Projekts in einen projektbezogen Gruppenkalender eingetragen werden.
  2. Die Häufigkeit der Besprechungen und der jeweilige Teilnehmerkreis sind in den Projektplanvorlagen vordefiniert und der Besprechungsplan wird mit der Aktivierung eines neuen Projektplans ausgerollt.
  3. Selbstverständlich können alle Besprechungen jederzeit vom Projektleiter verschoben werden.

Standardisierte Berichte auf Knopfdruck


​Projektberichte sind unbedingt notwendig, aber für die meisten Projektmanager eine Plage, da das Erstellen der Berichte oft übermäßig viel Zeit in Anspruch nimmt.

  1. Mit PMO4 TEAMS eliminieren wir einen Großteil der Vorbereitungszeit für die Berichterstattung, da die Berichte weitgehend automatisiert mit den relevanten Projektdaten gefüllt werden.
  2. Damit ermöglichen wir es dem Projektmanager, sich auf die Durchführung des Projektes zu konzentrieren und gleichzeitig verhindern wir, dass der Projektfortschritt "geschönt" wird.